Gestion du temps : comment l’optimiser grâce à l’intelligence temporelle?

Image montrant une tasse de cafe et un agenda pour illustrer les formations en gestion du temps chez Home Made Company

Intelligence temporelle versus gestion du temps

Pourquoi parler d’intelligence temporelle plutôt que de gestion du temps ? On pourrait répondre à cette question par un exemple simple. Combien de fois avez-vous testé et adopté un nouvel outil, une nouvelle technique en gestion du temps, avant de l’abandonner quelques jours ou quelques semaines plus tard ? Combien de tableaux, de matrices, d’apps, de modèles de to-do list, de techniques de planification avez-vous mis en place pour vous rendre compte ensuite que vous n’aviez aucune envie de les utiliser ?

Passé les premiers moments d’excitation liés à la nouveauté, que reste-t-il de ces applications ?

Un point de départ différent dans la gestion du temps

En gestion du temps, on parle très souvent de boîte  à outils, de techniques, de mises en pratique concrètes et immédiates.

Dans le concept d’intelligence temporelle, on aborde bien évidemment tous ces sujets. Mais avant cela, on se focalise sur le rapport au temps et sa dimension émotionnelle. Car nous avons tous un rapport émotionnel au temps : la peur (d’en manquer), la joie (de profiter de beaux moments), la fierté (d’avoir « bien » utilisé son temps), l’anxiété (face au temps qui passe trop vite), la colère (de s’être « fait voler » son temps), …

Et ce sont ces émotions qui vont guider la façon dont nous planifions nos journées, mais surtout l’exécution (ou pas !) de ce planning .

En intelligence temporelle, avant de travailler sur les outils de gestion du temps, on va travailler sur cet aspect émotionnel, sur votre propre relation au temps.

Cela permet des mises en application pérennes, qui vous correspondent totalement et répondent à vos objectifs. 

Définir l’intelligence temporelle

L’intelligence temporelle peut se définir comme suit. C’est la capacité à définir, comprendre et intégrer sa relation au temps, à utiliser ces éléments pour optimiser son mode de fonctionnement temporel, et également à comprendre, utiliser et adapter les outils adéquats. C’est également la capacité à focaliser son attention, à activer et entretenir sa motivation dans l’atteinte d’objectifs à moyen et long terme.

L’intelligence temporelle couvre donc un terrain vaste. Celui-ci part de votre propre relation au temps pour aller jusqu’aux outils nécessaires pour gagner en efficacité.

Elle se compose de cinq grands axes, sur lesquels vous avez un contrôle total :

  1. Connaître son rapport au temps
  2. Intégrer ces données dans son mode de fonctionnement
  3. Attribuer son temps de façon efficiente
  4. Entretenir sa motivation
  5. Focaliser son attention.

Prenons-les un par un, afin que vous puissiez identifier tous les leviers d’action dont vous disposez.

Connaître son rapport au temps

Lorsqu’on prononce les mots « Gestion du temps », nous avons tous une multitude de pensées qui se bousculent à ce sujet. Je suis incapable de gérer mon temps. J’ai beau essayer les outils, rien ne marche. Mon emploi du temps est trop particulier. Je ne dispose pas de mon temps car j’ai trop d’obligations. Je cours toujours après le temps.  Impossible pour moi de gérer les priorités, il y a trop d’urgences ,  etc…

Nous avons donc un rapport très particulier au temps. D’autant plus que ces petites phrases qui surgissent dans notre cerveau vont finir par façonner la façon dont nous gérons notre temps. En effet, notre cerveau est programmé pour valider ce en quoi nous croyons. C’est ce qu’on appelle le biais de confirmation. Donc lorsque vous vous croyez incapable de gérer votre temps, votre cerveau enregistre toutes les informations validant cette croyance, vous donnant ainsi le sentiment qu’elle est tout à fait vraie et justifiée (surtout si à ce point de l’article vous vous dites « Mais je SUIS incapable de gérer mon temps » !)

Une fois que vous connaissez les croyances que vous avez par rapport à votre gestion du temps, vous pouvez les désamorcer en notant tous les contre-exemples que vous expérimentez.

Intégrer ces données pour optimiser sa gestion du temps

Une fois que vous êtes au clair avec vos croyances, et ce que votre rapport au temps suscite  comme émotions chez vous, vous pouvez vous mettre à fonctionner AVEC ces données. En tenir compte, les apprivoiser, les intégrer de façon positive. Par exemple, vous êtes persuadé.e que vous procrastinez tout le temps et donc que vous n’arriverez jamais à accomplir quelque chose d’important. En reconnaissant cette croyance, vous pouvez fonctionner avec elle, tout en la transformant en un sentiment plus utile. Par exemple, vous pourriez inscrire chaque jour en tête d’une feuille blanche : « J’ai le sentiment de toujours procrastiner, et voici quelques preuves qui montrent que je peux aussi réaliser certaines choses » et en dessous de cette phrase, vous inscrivez deux ou trois (ou plus, évidemment !) actions que vous avez réalisées aujourd’hui, sans les procrastiner.

Et comme dans tout, c’est la persévérance qui compte ! Fixez-vous un challenge, complétez cette page durant 90 jours, et vous constaterez ensuite les impacts sur votre confiance en vous !

Attribuer son temps

Attribuer son temps, c’est définir ses priorités. Vous vous êtes déjà retrouvé dans la situation ou vous courez toute la journée, exécutant mille tâches, et à la fin de celle-ci, vous avez malgré tout le sentiment de n’avoir rien fait ? Respirez, nous sommes beaucoup dans ce bateau-là ! Et nous avons beau savoir quelles sont nos priorités, nous nous retrouvons systématiquement à régler des problèmes urgents, envoyer un mail qui ne peut attendre, ou corriger un document pour un collègue. Et pourtant, nous entrevoyons tous et toutes quelles devraient être nos priorités. Alors où est le problème ?

Faisons connaissance avec Eisenhower. Ce président des Etats-Unis avait un agenda quelque peu chargé. La légende veut qu’il ait réalisé une matrice lui permettant de déterminer les priorités, et par là d’augmenter sa productivité. Cette matrice se divise en quatre cadres :

  • Dans le cadre 1 : on retrouve ce qui est important et urgent
  • C’est dans le cadre 2  que se place ce qui est important et non urgent
  • Et dans le cadre 3, l’urgent et non-important
  • Et pour finir, dans le cadre 4 , le non urgent et non important

La plupart de nos actions quotidiennes rentrent dans le premier cadre. Les rythmes et la charge de travail augmentant, l’urgent devient de plus en plus urgent, et ce qui ne l’était pas, le devient. La gestion des priorités devient simplement la gestion des urgences. Nous courons d’un incendie à l’autre, la tête dans le guidon.

Etre plus efficace : privilégier l’important à l’urgent

Pourtant, Stephen Covey, qui a passé beaucoup de temps à étudier cette matrice, nous fait le conseil suivant : passez un maximum de temps dans le cadre 2. Celui de l’important et non-urgent. C’est dans celui-là que l’on trouvera la réflexion sur la stratégie de vos projets ou de votre entreprise, l’amélioration des différents processus, tout le travail de fond qui nécessite réflexion et temps.  C’est ce cadre-là qui nous permettra à terme de diminuer l’impact des urgences. Car plus on travaille sur la stratégie, l’optimisation des processus, la réflexion profonde, et plus les urgences disparaissent car elles sont désamorcées en amont par le travail de réflexion effectué précédemment.

Imaginons par exemple que vous vous retrouviez constamment en train de finaliser vos présentations de dossier au dernier moment, alors même qu’elles sont planifiées depuis longtemps. Vous travaillez dans le stress, commettez parfois quelques erreurs dues au manque de temps, et jurez que la prochaine fois, on ne vous y reprendra pas, vous vous préparerez beaucoup plus tôt. Mais à chaque fois, le manque de temps entraîne la même dynamique. Imaginons maintenant que vous ayez bloqué une demi-journée il y a quelques temps pour réfléchir à cette dynamique, vous positionnant ainsi dans le cadre 2 de la matrice d’Eisenhower. En prenant du recul, vous avez identifié que pour préparer vos présentations du mois en cours, il vous faut en moyenne deux jours. Vous avez donc bloqué une demi-journée chaque semaine pour vous préparer. Et fini le stress de la dernière minute !

Organiser son temps en se fixant des objectifs

Prioriser vos tâches signifie également se fixer des objectifs. Difficile de savoir quelles sont les tâches prioritaires quand on ne sait pas quels sont ses objectifs.  Clarifier vos objectifs mensuels puis les décliner en objectifs hebdomadaires vous donnera déjà une vision claire de vos priorités.

Soyez également réaliste dans la fixation de vos objectifs, en tenant compte de vos divers agendas, tant privés que professionnels. Tenez compte de votre niveau d’énergie en cours de journée, votre biorythme. Inutile de vous fixer une séance de réflexion profonde en fin de journée si vous n’êtes pas du soir !

Deux armes redoutables pour organiser son temps : dire non et déléguer . Peut-être êtes-vous débordé.e par les demandes de vos collaborateurs, N+1, famille, amis. Demandes auxquelles vous n’arrivez pas à dire non. Entraînez-vous sur des éléments de moindre importance, et proposez une solution alternative qui rendra le « non » plus acceptable pour vous : « Malheureusement, je n’ai pas le temps, mais tu pourrais demander à … »

Et pour gérer plus efficacement le travail qui s’accumule, prendre le temps de planifier les tâches que vous pouvez déléguer peut être une ressource précieuse dans votre journée de travail.

Gérer les imprévus

Gérer son temps, c’est également gérer ses imprévus. Or il est tout à fait possible de prévoir l’imprévisible. Pour cela, il faut le regarder de plus près ! Durant une semaine, prenez note de tous les imprévus que vous rencontrez, et du temps que vous leur avez consacré. Répétez l’opération une ou deux semaines supplémentaires. Cela vous permettra d’avoir une moyenne réaliste du nombre d’heures que vous consacrez hebdomadairement aux imprévus. Ensuite, bloquez cette plage de temps dans votre agenda. Cette technique d’organisation personnelle peut sembler paradoxale, car bloquer du temps pour quelque chose qui n’existe pas encore peut paraître contre-intuitif. Pourtant, comme vous l’avez calculé, ce bloc de temps se remplira très rapidement durant la semaine ! Il vous permettra d’absorber les imprévus, mais également de planifier des deadlines réalistes, en tenant compte de ces imprévus !

Entretenir sa motivation

Que celui ou celle qui n’a jamais connu la procrastination lance la première pierre. Un dossier complexe à réaliser et vous vous découvrez soudainement une foule de choses sans importance à faire. Maintenant.

La procrastination est liée aux émotions négatives que nous ressentons face à une tâche : la peur (je ne suis pas compétent.e pour la réaliser), l’ennui, la colère (ce n’est pas à moi de le faire), la frustration, etc. Or notre cerveau est cablé pour éviter toutes les émotions négatives. Et donc, pourquoi ne pas remettre à plus tard cette horrible tâche ?

Identifier cette émotion vous permet de lui apporter une réponse adéquate. Vous avez peur de vous lancer car vous avez l’impression de ne pas être compétent.e ? Accordez-vous un laps de temps bien défini que vous consacrez à la recherche sur le sujet, à interroger des spécialistes en la matière, etc.

Une fois la réponse apportée au message émotionnel, il est plus facile de se lancer.

La technique de la première action est également efficace : identifier une première action à réaliser, simple, qui ne vous pose aucune difficulté : relire le dossier Untel, ouvrir Word, mettre le titre de votre article sur la page, etc… Une fois l’action enclenchée, notre cerveau se lance et identifie très rapidement l’action suivante.

Enfin, la motivation fonctionne comme un muscle : au plus vous l’entraînez, au plus elle répond rapidement à votre demande. Trouvez votre motivation profonde, intrinsèque : demandez-vous à quoi vous contribuez, en quoi ce que vous allez réaliser est important, à quelle valeur cela répond chez vous. Au plus la motivation est profonde, au plus elle est durable. C’est la différence entre faire du sport pour perdre deux kilos ou faire du sport pour pouvoir accompagner le plus longtemps possible ses enfants dans toutes leurs activités. L’impact n’est pas le même.

Focaliser votre attention

Au risque de détruire un mythe, nous ne sommes pas multi-tâches. Il nous est impossible d’effectuer en même temps deux tâches nécessitant notre attention. Vous pouvez bien évidemment écouter la radio en conduisant, mais vous focalisez votre attention sur une activité au détriment de l’autre, qui se fera en « pilotage automatique ». Soit vous ne vous souviendrez pas d’être passé.e à tel endroit, soit vous n’aurez aucun souvenir de la musique qui passait à la radio.

Il vaut donc mieux se concentrer sur une seule tâche à la fois. D’autant plus que le temps nécessaire pour se reconcentrer lorsqu’on est interrompu est en moyenne de … 25 minutes !

Trois forces décident où va notre attention :

1. L’intention : que cherchons-nous à faire maintenant ?

2. L’orientation de l’attention réflexe : notre cerveau oriente automatiquement  notre attention vers les éléments les plus significatifs. (imaginez un post it collé sur le bas de votre écran !)

3. La satisfaction : l’attention est activée par le circuit de récompense

A vous de jouer sur ces trois forces pour focaliser votre attention !

Et comme la motivation, l’attention fonctionne de la même façon qu’un muscle et peut donc s’entraîner. Vous observer fonctionner et découper la tâche en sous-tâches rapidement actionnables focalisera plus facilement votre attention.

En conclusion, l’intelligence temporelle est un domaine extrêmement vaste, qu’il convient de travailler par axe, de manière séquentielle. Néanmoins, la première étape est de comprendre votre propre mode de fonctionnement, vos émotions par rapport au temps et aux tâches, avant de vous approprier les outils qui vous conviennent.

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