La collaboration : construire un cadre commun

Collaborer

Lorsque nous collaborons, nous sommes parfois confrontés à des situations, des points de vue qui semblent irréconciliables. Et si l’on mettait des « et » à la place des « ou »?

Dans toute collaboration arrive un moment où deux points de vue, deux positions semblent s’opposer. Et souvent, nous partons alors du principe que la meilleure solution sera un compromis entre les exigences de chacun.

Le compromis, source de frustration

Or le compromis peut être une réelle source de frustration, pouvant entraîner rancoeur et ressentiment, ce qui fatalement complique la collaboration.
En effet, le compromis repose sur le fait que chacune des parties fait un sacrifice, « lâche » sur quelque chose. Et pour que le compromis soit accepté, il faut que le sacrifice soit perçu comme étant d’égale valeur de chaque côté.

Résultat ? Chacune des parties sacrifie quelque chose, et ne peut donc être entièrement satisfaite.

La cadre commun, la troisième voie

La construction d’un cadre commun repose sur le principe suivant : plutôt que d’opposer des exigences, ou contraintes, nous allons les combiner pour créer un nouveau terrain de réflexion propice à une solution.
Plutôt que de partir du principe que c’est l’une OU l’autre solution, l’un OU l’autre point de vue, nous allons travailler sur la question « Quelles sont toutes les solutions répondant aux critères de X ET aux critères de Y? « 
Cela demande un travail préparatoire et collaboratif de la part des parties, celui de redéfinir les contours du problèmes.

Changer de paradigme pour trouver la solution

Prenons un exemple concret : Madame X et Monsieur Y sont collègues, et ont tous les deux choisi de prendre congé le vendredi 13 mars. Malheureusement, ils ne peuvent être absents en même temps car l’un est le back up de l’autre.

A priori, il semble qu’un des deux devra renoncer à prendre congé ce jour-là, qu’il n’y a pas d’autre solution.
Mais redéfinissons ensemble les contours du problème, changeons de point de vue pour réfléchir plus large.

La première question que Madame X et Monsieur Y devront se poser conjointement est « Pourquoi souhaitons-nous prendre congé le vendredi 13 mars? « 
A cela, Madame X répondra qu’elle souhaite passer trois jours de qualité avec ses enfants en bas âge. Monsieur Y répondra qu’il souhaite lui se reposer car les deux semaines précédentes ont été éreintantes d’un point de vue professionnel et privé.

Le changement de paradigme se fait alors de la façon suivante : les contours du problème changent, la question n’est plus « Comment prendre tous les deux congés le vendredi 13 mars? », mais bien « Quelles sont toutes les solutions permettant à la fois à Madame X de passer trois jours de qualité avec ses enfants en bas âge et à Monsieur Y de profiter d’un temps de repos plus conséquent? « 

Prendre congé le 13 mars est déjà en soi une réponse à un objectif individuel précis. Plutôt que de se focaliser sur cet élément de réponse, « prendre congé le vendredi 13 mars », nous remontons aux données « racines » du problème, « passer du temps de qualité avec ses enfants et se reposer ». Ces deux éléments deviennent les conditions sine qua non de toutes les solutions proposées.

Passer de l’opposition à la collaboration

Que se passe-t-il à ce moment-là? Chacune des parties prenant conscience que ses conditions seront respectées, l’aspect combatif de la discussion disparaît, puisqu’il ne s’agit plus de négociations quant à un sacrifice. Mais bien de collaboration afin de trouver une solution commune.

Plutôt que d’orienter notre réflexion sur les données du problème (impossible de prendre congé tous les deux le 13 mars), on l’oriente sur les données de la solution (passer du temps de qualité avec ses enfants et se reposer). Et à ce moment-là, lâchez la bride à votre créativité !
Des solutions telles que l’un des deux prend le lundi 16 mars, ou Monsieur Y part deux heures plus tôt chaque jour de la semaine pour bénéficier de plus de repos, ou un troisième back up est sélectionné pour permettre à chacun de prendre son vendredi, sont des solutions qui peuvent alors émerger.

Avant du plonger sur une solution, un temps de pause

En résumé, quelles sont les différentes étapes à la construction d’un cadre commun?

  • Souvent, les positions semblant irréconciliables sont déjà des éléments de réponses à un besoin plus large. La première étape est donc de faire une pause dans notre recherche de solutions et et d’identifier ce besoin en posant des questions telles que « Pourquoi ai-je besoin de ceci, quel objectif je poursuis? « 
  • Une fois ces besoins plus larges identifiés, ils deviennent les critères d’un brainstorming collaboratif répondant à la question « Quelles sont toutes les solutions permettant de …. et de ….? « . La deuxième étape est donc de formuler concrètement cette question.
  • Troisième étape : lâchez les chevaux de votre créativité, et imaginez ensemble toutes les solutions, même les plus folles, répondant aux critères de chacun (phase de divergence)
  • Dernière étape : il s’agit d’une phase de convergence. Choisissez les options qui vous semblent les plus adéquates et attelez-vous ensemble à leur mise en place.

Et vous, dans quelles situations pourriez-vous mettre en place un cadre commun?

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