Gérer son temps, l’impossible Graal #4

Gestion du temps et des priorités

Cette semaine, on parle de la gestion des priorités. Tout un programme ! Et au-delà de cette gestion, qu’en est-il de nos freins, de nos réticences à accomplir nos tâches prioritaires? Allez, on parle de procrastination aussi !

Cette semaine on continue le challenge « Eat the Frog« , évoqué dans l’ouvrage du même nom de Brian Tracy.  Pour les plus attentifs d’entre vous, vous aurez remarqué que je suis systématiquement en retard dans l’écriture de ces articles. J’ai donc pris le temps de réfléchir aux raisons de ce retard, et je suis arrivée à la redoutable conclusion suivante : PROCRASTINATION !

Et il ne s’agit pas de la procrastination créative dont je parlais dans l’article précédent (le lire ici), mais bien de celle qui me pousse à reporter au lendemain LA tâche la plus importante de la journée.

Par peur de ne pas être à la hauteur, de ne pas être assez compétente, ou de me tromper sur le sujet, je remets donc aux calendes grecques ce qui fait le coeur de mon travail : transmettre l’information, la partager, la mettre en application.

En avoir pris conscience m’a permis de regarder cette peur bien en face, et de remettre à plat tout mon agenda. Car la procrastination peut prendre plusieurs formes, toutes plus redoutables les unes que les autres :

  • Postpose une tâche à une date ultérieure,
  • Remplacer cette tâche par une autre, moins importante mais plus gratifiante : gérer mes mails plutôt que réfléchir à la stratégie de ma boîte, …
  • Lancer des projets tous azimuts, bien trop pour pouvoir tous les finaliser. Je travaille donc un peu sur chaque, je garde l’impression gratifiante d’avancer mais sans jamais rien terminer. Je remets donc à plus tard (jamais?) leur achèvement.

J’ai donc sélectionné 3 projets, les plus impactants, ceux qui feront réellement avancer ma vie professionnelle. (Et je fais de même dans la vie privée ! ) Je les ai ensuite décliné en tâches dans le mois, afin que tous les trois soient finalisés le plus rapidement possible. Et je ne me lance pas dans de nouveaux projets avant d’avoir terminé ceux-ci !

Et c’est la que la règle numéro 6 de Brian Tracy m’ a été bien utile !

Règle n°6 : Mettez en pratique la méthode ABCDE

Avalez le crapaud, Brian Tracy

Le principe est assez simple, comme d’habitude c’est sa mise en application qui demande de la discipline.

Prenez votre to-do list du jour. Analysez chacune des tâches et attribuez-leur une des caractéristiques suivantes :

  • A : il s’agit des tâches les plus importantes : il n’y a que vous qui pouvez les faire, et elles ont une réelle valeur ajoutée pour la suite de votre activité. S’il y en a plusieurs, hiérarchisez -les par ordre d’importance : A1, A2, A3,… Quoiqu’il arrive, vous commencez votre journée par cette tâche-là.
  • B : cette catégorie regroupe les tâches que vous devriez faire , mais leur impact n’est pas majeur. L’objectif est de terminer les tâches de type A avant de commencer les B.
  • C : là, on parle des tâches qu’il serait bien de faire. Mais elles ne changeront rien à la suite, que vous les fassiez ou non.
  • D : D comme Déléguer. Ce groupe reprend les tâches que vous pouvez déléguer à quelqu’un.
  • E : Eliminez ! Eliminez les tâches qui traînent sur votre to-do list depuis si longtemps que tout le monde, même vous, a oublié de quoi il s’agissait ou pourquoi elle doit être faite.

Cette méthode est fonctionnelle, et pleine de bon sens. Je l’ai appliquée à toutes mes to-do list, et je commence chaque jour par la tâche qui revêt la plus grande importance.

Néanmoins, cette méthode met pour moi de côté un élément essentiel à la gestion des priorités : la gestion et la compréhension de son propre état émotionnel devant ces priorités. Pour ma part, si je les reporte, c’est par peur. Et si je veux avancer, il est important pour moi de comprendre cette peur, et de travailler avec. J’y reviendrai dans un prochain article.

Et vous, quelle méthode utilisez-vous pour définir et gérer vos priorités?

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