Comment je suis revenue à l’agenda papier… pour mieux m’organiser !

Agenda

Des méthodes d’organisation, j’en ai testées énormément. Des calendriers en ligne, des applications digitales, sur mon téléphone ou sur ordinateur, j’ai (presque) tout essayé. Et pourtant, je suis revenue à l’agenda papier.

Avant toute chose, trouver la méthode d’organisation qui me convient parfaitement a demandé des semaines de tests, de mises à niveau et de réflexion. Au final, il s’agit d’un « melting pot » de différentes méthodes, tout en mixant différents supports. A vous de voir ce qui vous convient le mieux, et adaptez-le de telle façon que vous l’utilisiez avec plaisir et sans restriction.

Mettez-moi un peu de tout !

Du Bullet journal à la méthode Getting Things Done, chacune de celles-ci peut -être décortiquée pour correspondre au mieux à votre propre organisation.

Il m’a fallu d’abord les tester dans leur intégralité avant de déterminer les éléments qui me conviennent et ceux que je choisis de ne pas appliquer.

Le Bullet Journal

Concernant le Bullet Journal, je l’ai testé durant 1 an, pour en tirer les conclusions suivantes : j’aime le format papier, le fait d’écrire, mais je n’ai pas deux heures hebdomadaires à consacrer à mon agenda, au suivi de mes objectifs personnels et professionnels, etc.
J’ai donc choisi de garder les éléments suivants :

  • format papier,
  • deux pages de notes entre chaque semaine dans mon agenda,
  • une liste des tâches intégrées dans mon agenda,
  • Le report systématique des tâches non réalisées, ce qui évite d’en faire disparaître certaines,
  • ainsi que l’utilisation de symboles qui me permettent de voir directement où j’en suis dans l’avancement d’une tâche.

La méthode Getting Things Done

Mise en place par David Allen, cette méthode est devenue un incontournable de l’organisation personnelle. Son but? Collecter toutes les informations transitant par votre cerveau, toutes les boucles ouvertes du type « Je ne dois pas oublier de… ». Le livre Getting Things Done vous donnera tous les éléments pour mettre en place cette méthode.

Je l’ai également testée dans son intégralité durant 6 mois, pour finalement en conclure qu’il me fallait plus de souplesse et de flexibilité dans les supports, et que la méthode de fond en elle-même me convient assez bien.

J’en ai donc gardé les éléments suivants :

  • Une liste « Waiting For… » dans laquelle je note tout ce pour quoi je suis en attente : les demandes faites auprès d’autrui, ce que j’ai délégué, les propositions envoyées, etc… Cela m’évite, quelques semaines plus tard, de me rendre compte que je n’ai rien reçu et me permet de faire un suivi beaucoup plus rigoureux.
  • Des dossiers thématiques dans lesquels je classe toute l’information que je souhaite garder. J’ai choisi comme support OneNote, car cela me permet de faire des recherches sur tout le contenu enregistré. J’y ai mis des listes de livres, de restaurants, des inspirations pour les cadeaux de Noël, mais aussi et surtout des articles sur différents thèmes professionnels, des vidéos que je souhaiterais utiliser dans certaines de mes formations, etc… Tout est au même endroit, ce qui est pour moi un gain de temps extraordinaire.

Comment cela se matérialise?

Concrètement, à quoi ressemble mon agenda?

Il s’agit de l’agenda Planner Pro, en format A4, chez Moleskine. J’avoue, j’ai un faible historique pour cette marque ! Il s’organise comme suit dans sa version originale : 12 pages mensuelles, permettant de noter ses objectifs par mois. Ensuite, l’agenda s’organise en semaine, et chaque semaine est déclinée sur deux pages. C’est là que je note tous mes rendez-vous, mais également les plages que je bloque pour réaliser toutes mes tâches quotidiennes. POur pouvoir noter, effacer et inscrire à nouveau, sans utiliser de crayon, j’ai découvert les bics Frixion, qui s’efface au moyen d’une « gomme » intégrée. Une révolution pour la perfectionniste que je suis !

Suite à chacune de ces double pages « Semaine », Moleskine à inséré deux pages vierges, qui dans leur version originale s’organise en « Notes » sur la page de gauche, et en liste de « Projets » et « Tâches » sur la page de droite, avec des cases à cocher permettant de visualiser les tâches terminées.

Afin qu’il corresponde totalement à mes besoins, j’ai transformé chacune de ces doubles pages de la façon suivante :

  • sur la page de gauche, un bloc « Objectifs » dans lequel je note mes objectifs de la semaine. Je les décline ensuite dans le bloc juste en dessous, intitulé « Tâches » . Pour celui-ci, j’ai réalisé cinq colonnes pour les cinq jours de la semaine, en regard desquelles sont listées les tâches. Je fais donc un point dans la colonne correspondant au jour auquel la tâche doit être réalisée. J’adore ce template, qui me permet une vraie liberté !
  • Sur la page de droite, un bloc « Focus/Notes » : j’y note les mots clés de ma semaine : Concentration, Profiter des moments sans vouloir faire autre chose, etc… J’y note aussi tout ce qui me passe par la têt.
  • Toujours sur cette page de droite , un bloc « Week end » : y est regroupé tout ce que je souhaite faire durant le week end, cela me laisse plus de flexibilité pour m’organiser !
  • Et pour finir, un bloc « Waiting For » : j’y note tout ce qui est en attente, tout ce que j’ai demandé et pour lequel j’attends une réponse.
Agenda papier

Et le digital dans tout ça?

J’ai quand même gardé une version digitale de mon agenda, sous Outlook. Cela me permet de noter rapidement mes rendez-vous lorsque je suis à l’extérieur, mais également de partager mes agendas avec mes collaborateurs.
Et oui, cela signifie que je recopie tout ce que j’y inscris dans mon agenda papier. J’avais peur de la perte de temps, mais il s’avère que ce moment ou j’écris me permet de vraiment conscientiser mes rendez-vous, leur implication, leur importance, etc.
De plus, je gagne tellement de temps dans la réalisation de mes tâches en m’organisant de cette façon que cela reste efficient malgré la contrainte de réécrire les rendez-vous.

Et vous, comment vous organisez-vous? Sur quel support?

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