Gérer son temps, l’impossible Graal #2

  • 15 janvier 2019
  • Business
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Savoir gérer son temps, c’est une chose. Mettre ces connaissances en pratique en est une autre. C’est pourquoi chaque semaine, je teste un des 21 principes de gestion du temps proposés par Brian Tracy pour faire face à la procrastination, cet animal bizarre.

Cette semaine, je continue donc le challenge « Eat the Frog », évoqué dans l’ouvrage du même nom de Brian Tracy. L’objectif est d’identifier les barrières et freins qui mettent à mal une bonne gestion du temps, et de les contourner. Et cela afin de travailler la matière que je propose dans les formations en gestion du temps.

A la suite de la semaine précédente (voir l’article ici ), je vous présente à nouveau 2 principes de Brian Tracy. Deux, parce que je suis en retard, ce qui est un peu malvenu dans un article sur la gestion du temps! Et pourtant, cela fait partie de mon quotidien. Etre en retard sur certaines choses, en reporter d’autre, être à la bourre. Et chaque fois, je me dis, Mais enfin, il aurait suffi que j’anticipe un peu, c’est dingue ça !

Et évidemment, quelles sont les tâches sur lesquelles je suis en retard ? Les tâches de fond, stratégique, ayant le plus d’impact sur le coeur de mon business. J’y vois deux raisons, qui souvent sont partagées par les personnes que j’accompagne en formation :

  1. Ce sont les tâches les moins « visibles » : personne, à part moi, ne voit qu’elles sont exécutées. Réfléchir à un nouveau parcours de formation, créer un trajet d’apprentissage, me documenter, me former, n’est pas visible par les autres. De plus, les résultats de ces actions ne sont pas visibles immédiatement. Et donc mon cerveau n’apprécie pas trop ces tâches qui post-posent le plaisir de l’accomplissement.
  2. Ce sont les tâches en relation avec le coeur de mon travail, ma mission intrinsèque. Et du coup, elles sont intimidantes : suis-je à la hauteur? Ai-je la capacité de créer cette formation? Ai-je les connaissances nécessaires, est-ce utile? De plus, souvent, ces tâches sont massives, importantes en termes de temps, d’énergie et de créativité. Et donc, intimidation x 2 !

Pour éviter ce phénomène, les deux principes suivants, mis en évidence par Brian Tracy, m’ont été bien utiles.

Règle n°3 : appliquez la règle des 80/20

Avalez le crapaud, Brian Tracy

Le principe est simple : on applique Pareto à sa to-do list. Pareto a été mis à toutes les sauces, gardons-en l’essentiel : 20% de nos tâches donnent 80% de résultat. En termes de gestion du temps, autant investir son temps et son énergie dans ces 20% !

On sélectionne donc les deux ou trois tâches qui auront le plus d’impact sur notre entreprise, notre travail, notre développement.

Et on commence par celles-là, dès le matin. Sans céder aux « Oui, mais je dois traiter mes mails d’abord » ou « Tiens, une notification Linkedin, c’est peut-être important?  » Ou encore « Oh, le téléphone, je dois décrocher !« .

Non, restons totalement concentrés sur ces deux ou trois tâches principales. Une fois accomplies, il est certain que les tâches suivantes, de moindre importance, s’enchaîneront, le plus dur étant fait !

Encore une fois, rien de révolutionnaire dans la gestion de notre temps. Mais la mise en pratique demande une vraie discipline, ainsi que la connaissance de ses propres pièges et freins. Pour ma part, par exemple, mon cerveau me trouve plein d’activités beaucoup plus gratifiante à faire immédiatement ! Ecrire cet article fait partie de ma mission première, et pourtant, j’ai plongé tête la première dans l’administratif, les mails et la facturation, avec l’excuse que « La facturation, c’est important, non? C’est ce qui fait rentrer l’argent!  » Et évidemment, c’est important, mais pas plus que de créer du contenu de valeur, transmettre des connaissances et expériences. Ca, c’est le coeur de ma mission.

Difficile donc de m’y tenir, mais comme dirait Simon Sinek, le principal c’est la constance. Je me force donc à me tenir aux tâches identifiées comme prioritaire, et ça fonctionne !

Règle n°4 : considérez les conséquences

Avalez le crapaud, Brian Tracy

Le conseil n°4 de Brian Tracy est de considérer les conséquences de ce que l’on fait (ou ne fait pas, d’ailleurs!). Quels seront les impacts de répondre à ce mail, ou de rédiger cette proposition ?

Afin d’appliquer quotidiennement ce processus de décision, il part d’un grand principe : la réflexion à long terme améliore la prise de décision à court terme. Le fait d’avoir une vision claire de ce à quoi on veut arriver va calibrer les décisions que nous allons prendre quotidiennement. Répondre à cet email va-t-il impacter mon projet professionnel? Si ce n’est pas le cas, ce n’est donc pas une priorité.

Et comme nous n’aurons jamais assez de temps pour tout faire, il conseille de se focaliser sur ce qui aura la plus grande incidence (sur notre société, notre vie de famille, notre vie professionnelle, …).

Pour cela, Brian Tracy identifie trois questions clés à se poser, indispensables pour une bonne gestion du temps : 

  1. Lesquelles de mes activités ont la plus grande valeur?
  2. Que suis-je le/la seul/e à pouvoir accomplir qui , si je le fais bien, fera toute la différence? 
  3. A quoi pourrais-je le mieux employer mon temps en ce moment? 

Et pour terminer, le tip de la semaine : « Quelle que soit la durée que prendra une tâche, ajoutez-y 20% par mesure de sécurité »

En mettant ces quatre premières règles de gestion du temps en action quotidiennement, j’arrive aux résultats suivants :

  • J’ai une to-do list quotidienne, en lien avec mes projets à plus long terme. Je me vois donc concrètement avancer dans ceux-ci
  • Cette to-do list quotidienne est priorisée suivant l’importance des tâches, et non plus en fonction du temps disponible
  • J’avance dans les tâches les plus ardues, car elles sont placées tout en haut de ma liste quotidienne, je les fais donc en premier.
  • Il se crée un cercle vertueux : j’éprouve de la fierté d’avoir accompli ce que je reportais depuis longtemps, j’ai donc plus d’énergie, mon cerveau étant alimenté en sérotonine (vs la dopamine )
  • Je prends conscience de l’effort et de la discipline que nécessite la constance. Mon cerveau est à la recherche constante de dopamine et donc de satisfaction à court-terme, et il m’est parfois complexe de rester focalisée sur un accomplissement à long terme.

Voilà pour ces quatre premiers principes, je vous promets des articles un peu plus court la semaine prochaine !

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